Segurança da informação e os desafios para o RH das empresas
Até mesmo por questões legais, a segurança da informação precisa ser levada a sério pelo RH das empresas.
Principalmente após a criação de legislações específicas sobre o tema no Brasil e no mundo, a segurança da informação exige uma atenção extra por parte das empresas. Relacionado com ESG e compliance, o tema ganha ainda mais relevância para os departamentos de Recursos Humanos (RH).
Isso porque os profissionais da área atuam diariamente um grande volume de informações sensíveis armazenadas e que trafegam pela rede das companhias. São dados confidenciais diversos, abrangendo desde informações pessoais dos funcionários até detalhes contratuais e salariais.
Portanto, a preocupação com a segurança é pertinente e necessária. Afinal, possível falhas podem causar grandes estragos para a integridade e reputação da companhia, refletindo diretamente nos resultados e, claro, no rendimento.
Dessa forma, a segurança da informação gera alguns desafios que precisam ser enfrentados e superados por um RH. Mas quais são e como atuar da melhor forma?
Para esclarecer as dúvidas sobre o tema, contamos com a ajuda de Natalia Ramos, especialista no assunto e uma das consultoras da Acelera RH.
Segurança da informação no RH
Como já foi possível identificar, a segurança da informação precisa ser levada a sério pelas companhias. Principalmente em um RH, os desafios relacionados ao assunto são diversos.
De acordo com Natalia, um dos cuidados necessários para os departamentos de Recursos Humanos é a proteção dos dados pessoais armazenados. Nessa lista estão informações como: CPF, endereço residencial, e histórico médico.
A proteção exige ainda o cuidado contra possíveis ataques cibernéticos. “Funcionários do RH são frequentemente alvos de ataques de phishing, que podem levar a violações de dados se bem-sucedidos”, explica a especialista.
Nesse contexto, torna-se necessário ficar atento ao acesso às informações sensíveis, promovendo a correta gestão das autorizações para a utilização dos arquivos.
Boas práticas na segurança da informação
Nesse contexto, as companhias precisam levar em consideração a utilização de aplicativos apropriados que consigam facilitar a gestão, garantindo também a segurança da informação.
Em conjunto, a consultora da Acelera RH lista uma série de boas práticas que devem ser adotadas pelos departamentos de RH:
1 – Treine os colaboradores
Todos os funcionários que atuam no RH precisam saber sobre os riscos de segurança, assim como orientados sobre as melhores práticas para mitigá-los. Os treinamentos precisar ser constante, sempre abordando pontos sensíveis com relação à segurança da informação armazenada. Por exemplo: conscientização sobre phishing e como identificar e evitar e-mails suspeitos.
2 – Desenvolva uma política de senhas fortes
Para lembrar com facilidade, muitos colaboradores costumam cadastrar senhas simples para acessar as plataformas da empresa. Entretanto, isso pode ser tornar uma brecha para possíveis invasões. Dessa forma, é importante exigir senhas fortes, combinando letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.
3 – Promova o controle do acesso
Além do cuidado com as senhas, é necessário também restringir e controlar o acesso aos dados sensíveis disponíveis para o departamento de RH. Dessa forma, apenas colaboradores que realmente necessitam trabalhar com dados sensíveis conseguem visualizar essas informações.
4 – Monitore o acesso não autorizado
Também como parte do controle de acesso, configure alertas para detectar atividades suspeitas. Por exemplo: receba notificações quando alguém tenta acessar informações confidenciais sem autorização.
5 – Mantenha um backup na nuvem
Fundamentais, os backups evitam que as companhias percam informações com possíveis problemas no sistema. Entretanto, o armazenamento desses arquivos exige alguns cuidados com a segurança. Atualmente, o caminho indicado é fazer backups regulares dos dados do RH em serviços de nuvem seguros, com soluções como o Google Drive ou o Microsoft OneDrive.
6 – Trabalhe com a criptografia de dados
A criptografar dados sensíveis eleva ainda mais o grau de segurança contra vazamentos e invasões. Por isso, é importante garantir que os arquivos estejam corretamente criptografados.
7 – Promova auditorias regulares
Realizar auditorias periódicas para identificar vulnerabilidades e garantir a conformidade com as políticas de segurança também faz parte das boas práticas na segurança da informação.
Reponsabilidade compartilhada
Natalia Ramos lembra que as boas práticas apresentadas precisam ser adaptadas à realidade de cada empresa. Assim como devem evoluir com o tempo, protegendo-se assim contra novas ameaças.
Certamente, a segurança da informação no RH é uma responsabilidade compartilhada por todos os colaboradores. Portanto, a conscientização é a chave para manter os dados protegidos e a reputação da empresa intacta.
Lembre-se que a segurança da informação no RH é um aspecto crítico. Por isso, requer atenção constante e medidas proativas.
“Ao implementar estratégias robustas, as organizações podem proteger seus funcionários e seus próprios interesses, mantendo a confiança e a integridade no ambiente de trabalho”, finaliza Natalia Ramos.
Para mais informações sobre as novidades do mundo do RH, acesse o site da Acelera RH.